KSeF 2.0: Первая настройка. Делегирование прав и генерация ключей

С сегодняшнего дня, 1 февраля 2026 года, национальная система электронных фактур переходит в активную фазу. Основным рабочим пространством теперь становится «Aplikacja Podatnika KSeF» — единая платформа, объединившая в себе и выставление фактур, и управление доступом.

Среди предпринимателей часто обсуждается дата 1 апреля как основной дедлайн. Однако важно учитывать, что внедрение системы происходит поэтапно, и некоторые изменения касаются всех нас уже сегодня.

Система вводится постепенно, чтобы бизнес мог адаптироваться к новым процессам:

1. С 1 февраля 2026 года — обязанность выставлять счета в KSeF ложится на крупные предприятия (с оборотом более 200 млн злотых в 2025 году).
2. С 1 апреля 2026 года — к системе подключаются все остальные предприниматели (включая плательщиков, освобожденных от VAT).
3. С 1 января 2027 года — финальный этап для микробизнеса (у которых стоимость продаж (с учетом VAT), подтвержденная счетами, не превышает 10 000 злотых в месяц).

Хотя обязанность выставлять фактуры через KSeF для большинства компаний наступит только в апреле, получать фактуры через KSeF технически придется уже сейчас.

Ваши крупные поставщики — например, операторы связи, энергетические компании или крупные оптовики — с 1 февраля начинают переходить на электронные счета. Чтобы эти документы бесперебойно попадали в вашу бухгалтерию, необходимо заранее настроить доступ.

Работа с системой теперь ведется через единый портал ap.ksef.mf.gov.pl. Весь функционал — от управления правами доступа до работы с фактурами — сосредоточен внутри этого приложения.

Начало сессии: На главной странице портала выберите «Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur».

Способ входа: Выберите удобный метод подтверждения личности. Чаще всего используется «Zaloguj profilem zaufanym». Также доступны варианты входа через квалифицированный сертификат или электронную печать фирмы.

Идентификатор: Выберите пункт «NIP firmy» и введите 10 цифр налогового номера вашей организации.

Подписание запроса: Система попросит вас подписать запрос на вход. Выберите метод (например, Profil zaufany) и нажмите синюю кнопку Podpisz.

После успешного входа вы попадаете на главную панель управления. Все необходимые инструменты расположены в навигационном меню слева:

1. Faktury: основной раздел для выставления новых счетов и работы со списками всех документов (входящих и исходящих). Обратите внимание: при первом входе этот пункт может отсутствовать в меню до тех пор, пока вы не назначите самому себе необходимые полномочия в разделе Uprawnienia.
2. Uprawnienia: здесь вы можете добавлять новых администраторов, назначать права пользователям и контролировать уровни доступа.
3. Tokeny: раздел для генерации уникальных ключей авторизации, которые необходимы для связи вашей бухгалтерской программы с серверами KSeF.
4. Certyfikaty: функционал для управления внутренними сертификатами системы.

Важно: В верхней правой части экрана отображается NIP компании, в контексте которой вы работаете в данный момент.

Раздел Uprawnienia — это командный центр вашего доступа. Чтобы система работала корректно, важно различать два типа прав: Административные (кто может управлять правами) и Операционные (кто работает с документами).

В левой панели приложения вы увидите четыре подраздела:

1. Dodaj administratora: назначение лиц с неограниченным доступом. Администратор может менять любые настройки, добавлять новых людей и удалять существующих. Это право дается только физическим лицам (PESEL).
2. Nadaj uprawnienie: основной инструмент для выдачи рабочих полномочий сотрудникам или партнерам.
3. Zarządzaj uprawnieniami: список всех выданных разрешений. Здесь можно редактировать или отзывать доступ.
4. Moje uprawnienia: ваш персональный список активных ролей. Именно здесь нужно проверять результат всех настроек.

Чтобы наделить полномочиями себя, сотрудника или внешнюю фирму, нажмите кнопку «Nadaj uprawnienie» и пройдите по следующим этапам:

Выбор типа субъекта: В самом верху страницы в поле «Rodzaj uprawnienia» выберите из выпадающего списка категорию того, кому вы даете доступ.

1. Если это вы сами или ваш сотрудник — выбирайте «Osobie fizycznej do pracy w KSeF».
2. Если это сторонняя организация — «Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur».

Идентификационные данные (Dane identyfikacyjne):

1. Identyfikator: выберите тип (обычно PESEL для человека или NIP для фирмы) и введите номер.
2. Imię и Nazwisko: введите имя и фамилию человека (или название организации) точно так, как они указаны в официальных документах.

Выбор объема полномочий (Zakres uprawnień): Здесь нужно отметить галочками только те функции, которые реально необходимы человеку для работы:

1. wystawiania faktur (выставление фактур);
2. przeglądania faktur (просмотр всех фактур);
3. przeglądania uprawnień (возможность видеть список доступов);
4. przeglądania historii sesji (generowania UPO) — это позволит пользователю скачивать подтверждения о приеме фактур системой;
5. zarządzania jednostkami podrzędnymi — для управления правами в филиалах.

Подтверждение: После заполнения всех полей нажмите синюю кнопку «Nadaj uprawnienia» в самом низу страницы.

Если вы зашли в систему впервые (после ZAW-FA), в разделе Moje uprawnienia, скорее всего, будет только право управления.

Как активировать работу:

1. Зайдите в Nadaj uprawnienie и выдайте нужные права (из списка выше) самому себе на свой PESEL.
2. Завершение: После сохранения обязательно нажмите Wyloguj и авторизуйтесь заново. Это гарантирует, что система обновит ваш профиль и разблокирует разделы фактур и генерации токенов.

Токен — это быстрый способ «подружить» вашу бухгалтерскую программу или онлайн-сервис для выставления счетов с KSeF.

Кому нужен Token? Если вы используете современные бухгалтерские программы, вы можете сгенерировать Token в кабинете KSeF, вставить этот код в свою программу и отправлять фактуры в KSeF автоматически, не заходя каждый раз на государственный сайт.

Если вы выставляете мало фактур и планируете выписывать их вручную, заходя на портал KSeF, то генерировать Token вам не нужно.

1. Срок жизни: Эту технологию можно использовать только до 31 декабря 2026 года. С 1 января 2027 года токены перестанут работать, и их полностью заменят сертификаты.

1. Генерация: В разделе Tokeny нажмите Generuj token, введите название (придумайте ему название) и выберите роли (выставление/просмотр).

Важно: Код токена показывается один раз. Его нужно скопировать сразу; при закрытии окна восстановить его невозможно.

Сертификат — это ваша цифровая подпись в системе KSeF. Это специальный файл-сертификат для авторизации в системе KSeF без использования личных данных. В отличие от токена, который является просто символьной строкой (паролем), сертификат представляет собой криптографический файл.

Зачем он нужен? Как и в случае с токенами, сертификат нужен для автоматизации работы через сторонние сервисы. Если вы работаете только вручную на сайте министерства, сертификат вам не потребуется. Однако он дает важные преимущества:

1. Повышенная безопасность: Сертификат обеспечивает более высокий уровень защиты, чем токен.
2. Режим Offline: Это главное преимущество. Только с помощью сертификата ваша программа сможет «подписывать» счета и генерировать проверочные QR-коды, когда сервер министерства недоступен. Без сертификата в режиме офлайн выставить юридически значимый счет невозможно.
3. Перспектива: С 2027 года токены будут полностью выведены из обращения, и сертификаты станут единственным способом автоматизированной работы.

На этом этапе вы создаете сам файл, который будет храниться на вашем компьютере.

1. Nazwa certyfikatu: Придумайте имя ключа (например, для какой программы или сотрудника он создается).
2. Hasło: Придумайте пароль. Он потребуется вашей программе, чтобы расшифровать файл сертификата при работе.
3. Кнопка «Generuj»: При нажатии на эту кнопку система формирует файл ключа и автоматически скачивает его на ваш компьютер.

Теперь нужно указать, для каких целей этот ключ будет использоваться в системе.

1. Przeznaczenie certyfikatu: Выберите цель (если вам нужны обе возможности, необходимо выпустить два отдельных сертификата):
   • Uwierzytelnienie w systemie KSeF — для обычного входа и обмена данными через API.
   • Podpis linku do weryfikacji wystawcy — для работы в режиме Offline и формирования QR-кодов.
2. Certyfikat ważny do: Укажите дату окончания действия (максимальный срок — 2 года).
3. Кнопка «Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu»: Только сейчас данные отправляются на сервер министерства для активации вашего ключа.

Техническая настройка доступа завершена. Теперь ваша программа имеет право обмениваться данными с сервером KSeF от имени вашей компании.

В этой инструкции мы разобрали «входную дверь» и ключи к ней. В левом меню остался раздел Faktury, который предназначен для основной работы:

1. Просмотр входящих фактур от поставщиков.
2. Выставление своих фактур.

Стоит отметить, что использование именно этого раздела на государственном портале не является строго обязательным. Поскольку вы уже настроили токены или сертификаты, вы можете выставлять и принимать счета разными способами — например, напрямую через вашу бухгалтерскую программу или сторонние онлайн-сервисы. Раздел на сайте может служить вам как вспомогательный инструмент или способ ручной проверки документов.

Поскольку работа с документами — это отдельный большой процесс со своими нюансами и правилами, мы разберем его подробно в следующей статье.