Як виставити фактуру в KSeF 2026 через Aplikacja Podatnika

Процес реєстрації через ZAW-FA та отримання електронних ключів-токенів — це лише технічний фундамент. Тепер час навчитися використовувати цей фундамент для щоденних задач вашого бізнесу. У цій статті ми розберемо як виставити фактуру в KSeF через офіційний застосунок Aplikacja Podatnika.

Важливо розуміти, що структура електронної фактури (e-Faktura) включає сотні полів для найрізноманітніших бізнес-сценаріїв — від специфічних акцизів до складних міжнародних поставок. Описаний нижче процес не претендує на охоплення абсолютно всіх технічних можливостей і нюансів системи. Ми свідомо зупинимося на основах і базових правилах заповнення документа, які необхідні 90% підприємців для коректної щоденної роботи.

Цей матеріал є практичним фіналом нашого циклу про KSeF. Ми переходимо від теорії та реєстрації до найважливішого — щоденної роботи в системі.

Це безкоштовний інструмент від Мінфіну Польщі. Він працює, але інтерфейс перевантажений і неінтуїтивний, процес виставлення фактури спочатку нагадує заповнення складної податкової декларації. Якщо у вас активні продажі, краще обрати комерційне ПЗ (наприклад, fakturownia.pl). Там процеси автоматизовані: база контрагентів зберігається повноцінно, курси валют підтягуються автоматично, а фінальний PDF-файл виглядає професійно і акуратно. Застосунок KSeF генерує дуже простий, «казенний» вигляд документа, який незручний для швидкого читання. Комерційні сервіси дозволяють виставляти фактури, навіть якщо на серверах міністерства збій або вони недоступні. Програма сама відправить їх у KSeF, коли зв’язок відновиться.

Крім того, у комерційних рішеннях, як-от та сама Fakturownia.pl, інтерфейс можна переключити на зручну для вас мову (українську, англійську, французьку тощо), тоді як Aplikacja Podatnika «говорить» лише польською.

Суттєва різниця і в способах авторизації: для входу в державну систему вам щоразу доведеться використовувати «важкі» методи — Profil Zaufany, e-Dowód або кваліфікований електронний підпис. У комерційних сервісах достатньо звичайного логіна і пароля, що значно прискорює доступ до системи при щоденній роботі.

Якщо ви вирішите виставляти фактури через сторонні сервіси, то подальшу інструкцію можна не читати — там усе автоматизовано і значно простіше. Але якщо ви обрали шлях через безкоштовний державний застосунок, переходимо до детального розбору.

Робота починається на державному порталі KSeF. Для входу в Aplikacja Podatnika вам знадобиться один зі способів електронної ідентифікації: Profil Zaufany, e-Dowód або кваліфікований електронний підпис.

Після успішного входу ви опинитеся в робочому кабінеті своєї фірми. Щоб створити новий документ, перейдіть у ліве меню: Faktury —> Wystaw fakturę. Перед вами відкриється перший і найважливіший екран — Dane faktury, де формується «скелет» вашої майбутньої фактури.

У першому блоці вам потрібно визначити юридичну форму документа:

1. Rodzaj faktury: Тут ви обираєте тип операції:

1. Podstawowa — стандартна фактура за продані товари або надані послуги.
2. Zaliczkowa — фактура на отримання авансу (передоплати).
3. Rozliczeniowa — розрахункова фактура, яка виставляється за підсумком угоди, щоб врахувати раніше оплачені аванси.
4. Korygująca — коригування, якщо в уже відправленому документі допущена помилка або відбулося повернення.

2. Rodzaj formularza: Система запропонує два варіанти:

1. Skrócony (рекомендується): Оптимальний варіант для більшості. Він містить усі необхідні поля для звичайного бізнесу, але приховує сотні технічних і специфічних вкладок, які лише заплутують.
2. Rozszerzony: Містить абсолютно всі поля, передбачені державною структурою XML. Він потрібен лише для складних податкових процедур або вузькоспеціалізованих галузей.

Порада: Починайте з форми Skrócony. Інтерфейс застосунку і так перевантажений, а розширена форма додасть ще десятки порожніх полів, які вам ніколи не знадобляться для звичайної фактури за послуги або товар.

Цей розділ містить специфічні податкові статуси (Metoda kasowa, MPP, Procedura marży та ін.). Якщо ви є стандартним платником VAT і не використовуєте особливих режимів обліку, просто залиште всі поля в цьому розділі порожніми. Будь-яка помилкова галочка в пунктах Metoda kasowa або Procedura marży може призвести до неправильного розрахунку податків і зайвих питань від бухгалтерії.

Тут заповнюється технічна інформація:

1. Kolejny numer faktury: Впишіть ваш порядковий номер (наприклад, FV/234/2026). Система KSeF не нумерує фактури за вас, вона лише реєструє ваш номер.

2. Data wystawienia: Вкажіть поточну дату.

3. Data dostawy/wykonania usługi: Цей вибір визначає, який саме момент продажу буде зафіксований у документі.

1. Wspólna dla całej faktury data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi — якщо ви один раз відвантажили товар або надали послугу в конкретний день. Вибір для 90% випадків.
2. Okres, którego dotyczy faktura (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym) — якщо фактура виставляється за послуги, які надаються постійно (наприклад, місяць оренди або абонентське обслуговування).
3. Data wystawienia jest taka sama jak data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi — якщо дата продажу збігається з днем, коли ви виписуєте рахунок.

4. Валюта і тип цін: Оберіть, у яких цінах ви будете заповнювати позиції — Netto або Brutto. Застосунок сам перерахує податки залежно від цього вибору.

5. Kod waluty: За замовчуванням стоїть PLN, але можна обрати будь-яку валюту зі списку. Після цього з’явиться обов’язкове поле Kurs waluty. Застосунок не підтягує курс автоматично. Вам необхідно ввести його вручну. Використовується середній курс NBP (Таблиця А) за останній робочий день, що передує:

1. Дню завершення послуги або отримання передоплати — якщо ви виставляєте фактуру в цей день або пізніше.
2. Даті виписки фактури — якщо ви виписуєте її заздалегідь, до того як послуга надана або отримані гроші.

Де шукати курс: Офіційний архів курсів доступний на сайті nbp.pl

Одразу під блоком з валютами знаходиться таблиця товарів і послуг. Перший рядок уже створений за замовчуванням — просто почніть заповнювати його:

1. Nazwa towaru lub usługi: Опис того, що ви продаєте.
2. Ilość та Miara: Кількість і одиниця виміру (наприклад szt, godz).
3. Cena jedn. netto / brutto: Ціна за одиницю (залежно від того, який тип цін ви обрали на початку екрана).
4. Stawka podatku: Оберіть ставку VAT зі списку (наприклад 23%).

Якщо у фактурі більше одного товару, використовуйте кнопку Dodaj kolejną pozycję, щоб додати наступний рядок.

Кнопка «Dodatkowe kolumny» (Шестерня)

Якщо ваш товар або послуга потребують специфічного кодування, натисніть цю кнопку. У випадаючому списку значно більше пунктів, ніж здається на перший погляд:

1. PKWiU: Польська класифікація товарів і послуг (потрібна для деяких пільгових ставок).
2. CN: Номенклатура для товарів (зазвичай при міжнародній торгівлі).
3. Indeks: Внутрішній артикул або індекс товару у вашій системі.
4. Towar lub usługa z zał. 15: Позначка для товарів, що підпадають під обов’язковий Split Payment (метал, електроніка, будматеріали при сумі > 15 тис. злотих).
5. GTU: Коди товарних груп, які необхідно зазначати для певних галузей: GTU_01 (алкоголь), GTU_02 (паливо), GTU_03 (олії та мастильні матеріали), GTU_04 (тютюнові вироби), GTU_05 (відходи та вторсировина), GTU_06 (певні категорії електроніки та деякі метали), GTU_07 (транспортні засоби та запчастини), GTU_08 (дорогоцінні метали та ювелірні вироби), GTU_09 (ліки та медичні вироби), GTU_10 (будівлі та земельні ділянки), GTU_11 (квоти на викиди парникових газів), GTU_12 (послуги нематеріального характеру, включаючи юридичні, бухгалтерські, консультаційні, маркетингові та управлінські), GTU_13 (транспортні послуги та складське господарство).
6. Oznaczenia dotyczące procedur: Специфічні податкові позначки, що стосуються типів операцій у рамках VAT. Тут можна обрати, наприклад: WSTO_EE — внутрішньоєвропейський дистанційний продаж товарів (B2C в ЄС), IED — поставка через електронний інтерфейс (наприклад, маркетплейс), який визнається постачальником, TT_D — тристороння угода (спрощена процедура для проміжного учасника), I_42 і I_63 — спеціальні процедури імпорту, пов’язані з подальшою поставкою в межах ЄС (WDT), а також позначення, пов’язані з ваучерами: B_SPV — випуск ваучера одного призначення, B_SPV_DOSTAWA — поставка за таким ваучером і B_MPV_PROWIZJA — комісія посередника для ваучерів різного призначення.

Одразу під таблицею позицій застосунок виводить блок Podsumowanie stawek podatku. Якщо ви виставляєте фактуру в іноземній валюті (наприклад, EUR), зверніть увагу на колонку Kwota podatku PLN. Система автоматично перерахує суму податку в злоті на основі того курсу NBP, який ви ввели вручну.

У скороченому режимі (Skrócony) тут знаходиться лише одне налаштування: Галочка FP (Faktura do paragonu): Її потрібно ставити лише в тому випадку, якщо ця фактура виписується до чека, який уже був пробитий через касовий апарат. Якщо ви просто виставляєте рахунок іншій фірмі (звичайний B2B) — залишайте це поле порожнім.

Якщо раніше був обраний режим «Rozszerzony» (Розширений), то список галочок збільшується до трьох, додаючи специфічні податкові позначки:

1. TP: Відмічаємо, якщо між вами (продавцем) і покупцем існують зв’язки (капітальні, сімейні, трудові тощо). Це ті самі «пов’язані суб’єкти» (podmioty powiązane), про які ми говорили в позиціях, але тут позначка ставиться на рівні всього документа.
2. FP: Та сама «фактура до чека».
3. Zwrot akcyzy: Специфічна позначка для документів, пов’язаних із поверненням акцизного податку.

Якщо перемкнути блок Płatność у положення Tak, відкривається детальне налаштування платежу.

Інформація про оплату (Informacja o płatności)

Оберіть поточний статус зі списку:

1. Zapłacono — якщо фактура оплачена повністю. Потрібно вказати дату.
2. Zapłata częściowa — якщо була передоплата або частина суми вже внесена. Відкриються поля для введення суми і дати кожного платежу (можна додати кілька через кнопку Dodaj kolejną zapłatę częściową).
3. Brak zapłaty — якщо ви лише очікуєте оплату.

Терміни оплати (Termin płatności)

Тут можна не просто обрати дату, а й додати опис (через перемикач Tak у полі Czy chcesz dodać datę lub opis…):

1. Data płatności: Конкретна дата.
2. Opis terminu płatności: Це поле призначене спеціально для введення будь-яких додаткових описів умов оплати.

Спосіб оплати (Forma płatności)

Оберіть зі списку: Gotówka, Karta, Bon, Czek, Kredyt, Przelew (переказ), Mobilna або Płatność inna.

Ваш банківський рахунок (Numer rachunku bankowego)

При перемиканні в Tak відкривається блок реквізитів:

1. Pełny numer rachunku: ваш номер банківського рахунку.
2. Kod SWIFT: Для міжнародних переказів.
3. Nazwa banku: Назва вашого банку.
4. Opis rachunku: Будь-яке пояснення для клієнта.

Цей розділ призначений для будь-якого тексту, який не потрапляє у стандартні податкові поля. Перемкніть у Tak, щоб відкрити текстове поле (до 3500 знаків). Сюди зазвичай вписують години роботи, подяки за покупку або маркетингову інформацію.

Цей технічний розділ заповнюється за бажанням. Якщо увімкнути його (Tak), система запропонує вручну продублювати ідентифікатори компанії:

1. Pełna nazwa: Повна юридична назва фірми (якщо вона відрізняється від тієї, що в заголовку).
2. KRS: Номер у судовому реєстрі.
3. REGON: Статистичний номер.
4. BDO: Номер у реєстрі бази даних про відходи (обов’язковий для багатьох видів бізнесу в Польщі).

У самому низу цього нескінченного першого екрана натискаємо синю кнопку Dalej, щоб перейти до наступного етапу.

На другому етапі ви заповнюєте дані своєї компанії. Незважаючи на те, що ви в системі, поля розділу Dane identyfikacyjne і Adres спочатку порожні. Їх потрібно заповнити примусово.

1. Поле NIP: Введіть ваш 10-значний податковий номер.
2. Кнопка «Pobierz dane»: Вона знаходиться одразу праворуч від поля NIP. Натискаємо її — це єдиний спосіб підтягнути інформацію з держреєстру.
3. Dane kontaktowe (opcjonalnie): Цей блок знаходиться в самому низу. Натисніть Dodaj dane kontaktowe, якщо хочете додати у фактуру телефон або email.

Після натискання «Pobierz dane» обов’язково перевірте підтягнуту адресу. Якщо все правильно — натискайте синю кнопку Dalej у лівому нижньому куті.

Цей екран дозволяє не лише підтягнути дані з бази, але й обрати тип ідентифікатора клієнта.

Спочатку оберіть тип податкового номера клієнта:

1. NIP: Для польських компаній (вибір за замовчуванням). Введіть номер NIP клієнта і натисніть кнопку «Pobierz dane». Система сама заповнить назву фірми і адресу.
2. Numer VAT-UE: Для компаній з Євросоюзу. З’являться поля Kod kraju (вибір зі списку) і сам номер.
3. Identyfikator podatkowy inny: Для іноземних компаній поза ЄС.
4. Brak identyfikatora: Для приватних осіб (B2C), у яких немає податкового номера.

Після натискання «Pobierz dane» перевірте блок Adres. Також тут можна додати номер телефону або email покупця.

Найнижчий блок з обов’язковими питаннями (позначені червоною зірочкою):

1. Czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego?: Ставимо Nie, якщо ваш клієнт — це звичайний приватний бізнес (Sp. z o.o., JDG) або фізична особа. Ставимо Tak, лише якщо вашим замовником є міська адміністрація (Urząd Miasta), гміна, повіт, воєводство або їх бюджетні установи (наприклад, державна школа або дитячий садок).
2. Czy faktura dotyczy członka grupy VAT?: Ставимо Nie. Групи VAT — це специфічне об’єднання кількох компаній в одну структуру для цілей оподаткування. У звичайному B2B секторі це трапляється вкрай рідко.

Коли дані перевірені та запитання позначені, натисніть синю кнопку Dalej у нижньому лівому куті екрана, щоб перейти до останнього розділу.

Цей екран призначений для випадків, коли в угоді бере участь хтось третій, окрім Продавця і Покупця.

У самому верху стоїть обов’язкове питання: Czy chcesz dodać podmiot inny niż sprzedawca/główny nabywca?

1. Nie (вибір за замовчуванням) — Якщо це звичайна угода між вами і клієнтом, залишайте «Nie» і переходьте до фіналу.
2. Tak — Обирайте цей варіант лише якщо вам потрібно вказати специфічного учасника.

При активації цього блоку з’явиться поле Wskaż rolę, де з випадаючого списку потрібно обрати, ким є цей суб’єкт:

1. Odbiorca (Одержувач) — коли фактичний одержувач товару або послуги відрізняється від покупця, зазначеного в рахунку.
2. Dokonujący płatności (Платник) — якщо оплату за покупця здійснює третя особа.
3. Faktor — при використанні факторингу.
4. Dodatkowy nabywca (Додатковий покупець) — якщо в угоді бере участь більше одного покупця.
5. Wystawca faktury (Виставник) — якщо фактура виставляється від імені продавця третьою стороною (наприклад, при самофактуруванні або аутсорсингу виставлення фактур).
6. JST / GV — для специфічних суб’єктів, таких як jednostki samorządu terytorialnego або grupy VAT.

Заповнення даних для такого суб’єкта ідентичне попереднім крокам: вводите NIP і натискаєте кнопку «Pobierz dane».

Коли всі чотири етапи пройдені, у нижній частині екрана з’являються фінальні кнопки:

1. Podgląd faktury (праворуч): Обов’язково натисніть сюди перед відправкою! Система сформує чернетку, щоб ви могли перевірити всі дані, суми та реквізити.
2. Wystaw fakturę (синя кнопка ліворуч): Це «точка неповернення». Натискаючи її, ви офіційно підписуєте документ і відправляєте його в державну систему.
3. Pobierz: Дозволяє завантажити файл у форматі XML ще до офіційної відправки. На цьому етапі це лише технічна чернетка без номера KSeF.
4. Zrezygnuj: Якщо ви вирішили не виставляти фактуру або почати заново.

Що відбудеться після натискання «Wystaw fakturę»?

Як тільки система прийме документ:

1. Фактурі буде присвоєно унікальний номер KSeF (це рядок із 35 символів, наприклад: 5272670332-20260322-61C88A000000-E3). Саме цей номер є підтвердженням того, що фактура прийнята податковою.
2. Буде згенеровано QR-код. Він необхідний для візуалізації фактури (наприклад, якщо ви захочете роздрукувати PDF-версію для клієнта).

Усі ваші фактури зберігаються в розділі Lista faktur. Це основний архів документів:

1. Вибір типу: Перемикайтеся між вкладками Faktury sprzedażowe (ваші продажі) і Faktury zakupowe (ваші покупки).
2. У блоці Filtrowanie можна шукати за датою, номером фактури (своїм або KSeF), NIP клієнта або сумою.
3. Завантаження: Відмітьте потрібні фактури галочками, натисніть кнопку Pobierz у лівому нижньому куті і оберіть формат: XML (юридичний оригінал) або PDF (візуалізація з QR-кодом).

Вітаємо! Ви щойно пройшли всі етапи квесту від Мінфіну. Тепер ви знаєте, як виставити фактуру у 2026 році без зайвого стресу. А щоб не перевантажувати вас ще більше, детальний розбір коригувальних фактур винесемо в окремий матеріал.